Aluekiertueiden kysymykset ja vastaukset

Tälle sivulle on koottu aluekiertueilla esitettyjä kysymyksiä ja niiden vastauksia.

  • kohdat 01-09 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanon aluekiertue 2015-2016. Tapahtuman materiaalit ja videot löydät täältä.
  • kohdat 10-15 Sosiaalihuollon Kanta-palveluihin valmistautuminen – lainsäädäntöä, tukea ja ohjausta sote-toimijoille aluekiertue 2017. Tapahtuman  materiaalit ja videot löydät täältä.

Vastaus STM: Kielto-oikeus perustuisi esityksen mukaan asiakastietojen luovuttamiseen. Koska asiakastietoja ei enää luovutettaisi rekisterinpitäjän sisällä, vaan niiden käyttöä rekisterinpitäjän sisällä rajoitettaisiin mm. käyttöoikeuksin, kielto-oikeus kohdistuisi asiakastietojen luovuttamiseen nimenomaan rekisterinpitäjien välillä. Varsinaisesti niihin moninaisiin tilanteisiin asiakastietolaki ei antaisi vastausta, joissa puututaan huoltajan tiedollisiin oikeuksiin lapsensa asiakastiedon luovuttamiseen ja käsittelyyn. Huoltajan oikeudet löytyvät jatkossakin muusta lainsäädännöstä, kuten asiakaslaista (laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000) ja potilaslaista (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992).

Svar STM: Förbudsrätten skulle enligt förslaget basera sig på överlåtandet av klientuppgifterna. Eftersom klientuppgifterna inte längre skulle överlåtas inom den registeransvariga, skulle användningen inom den registeransvariga begränsas att gälla bl.a. åtkomst (användarrättigheter), skulle förbudsrätten uttryckligen gälla klientuppgifternas överlämnande mellan registeransvariga.

För de olika situationer i de fall då man talar om förmyndares informationsmässiga rättigheter till överlämnande och behandling av sitt barns klientuppgifter skulle Lagen om klientuppgifter inte ge svar. Förmyndarens rättigheter finns stadgade också i fortsättningen i andra lagrum som t.ex. i Lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) och i Lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992).

Vastaus THL: Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto päivittyy edelleen. Tässä vaiheessa sanastoa ei ole tarkoitus kääntää. Osa sanaston termeistä löytyvät jo nyt käännettynä Koodistopalvelusta Sosiaalihuollon luokituksista ja koodistoista.

Svar THL: Terminologin, definitionerna och anmärkningarna översätts under slutet av året 2017. Den del av terminologin på svenska kan man hitta redan nu från Kodtjänstverksamheten för socialvårdens klassificeringar och koder.

Svar Kansa-koulu: Kyrkans familjrådgivningen har inte varit med utbildningen av dokumenteringsutbildare.

Svar Kansa-koulu: Nej, det behövs inte. Vi använder inte någon programvara i utbildningen.

Vastaus THL: Muille kuin sosiaalihuollon rekisteröityneille ammattihenkilöille hankitaan Sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstökortti järjestelmiin kirjautumista varten.  Käyttöoikeudet asiakastietoon voi työnantaja antaa määriteltyjen työtehtävien mukaisesti. THL:n tuleva määräys käyttöoikeuksien perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin koskee kaikkia työntekijöitä: sosiaalihuollon ammattihenkilöitä, terveydenhuollon ammattihenkilöitä ja muita henkilöstön jäseniä, jotka työssään käsittelevät asiakastietoja.

Jos opiskelija toimii sijaisena työsuhteessa, hänelle hankitaan henkilöstökortti. Jos opiskelija on opiskelijan roolissa, kortin hankkiminen ei ole välttämätöntä. (Henkilöstökortti kelpaa vain siinä organisaatiossa, johon se on hankittu.)  Kortti hankintaan opiskelijalle vain silloin, jos opiskelijan on päästävä käyttämään myös Kanta-palveluita.  Jos opiskelija käyttää tietojärjestelmää itsenäisesti eikä esim. aina ohjaajan kanssa, niin silloin hänellä on kuitenkin oltava henkilökohtaiset tunnukset järjestelmään lokitietojen seuraamista varten.

Svar THL: För anställda, som inte är registrerade som yrkesutbildade personer inom socialvården, kan man skaffa social-och hälsovårdens personalkort för att logga in i datasystemen. Arbetsgivare ger åtkomsträttigheterna till klientuppgifterna enligt den anställdas arbetsuppgifter.  THL:s kommande föreskrift om grunderna för åtkomsträttigheterna till socialvårdens klientuppgifter gäller alla anställda: yrkesutbildade personer inom social- och hälsovård och andra i personalen, som handhar klientuppgifter i sitt arbete.

För studerande som arbetar som vikarier skaffas också personalkortet. Om studernaden är i sin studerande roll på arbetsplatsen är det inte nödvändigt att skaffa kortet. (Personalkortet är organisationsspecifikt). Man skaffar kortet till studeranden bara om studeranden behöver Kanta-tjänster under sin praktiktid.  Om studeranden använder klientdatasystemen självständigt, t.ex. utan handledarens övervakning, måste studeranden ha personligt användarnamn och lösenord för att logga in för att man kan skall kunna följa logguppgifter.

 

Vastaus: STM

Sosiaali- ja terveydenhuoltopalvelujen kieli

Sosiaalihuoltolain (1301/2014) 40 §:ssä ja terveydenhuoltolain (1326/2010) 6 §:ssä on säädetty sosiaali- ja terveydenhuoltopalvelujen kielestä. Näiden säädösten mukaan yksikielisen kunnan ja sairaanhoitopiirin kuntayhtymän on järjestettävä terveydenhuollon palvelunsa kunnan tai kuntayhtymän kielellä. Kaksikielisen kunnan ja kaksikielisiä tai sekä suomen- että ruotsinkielisiä kuntia käsittävän kuntayhtymän on järjestettävä terveydenhuollon palvelunsa suomen ja ruotsin kielellä siten, että asiakas ja potilas saavat palvelut valitsemallaan kielellä. Sosiaalihuollon osalta on säädetty, että yksikielisissä kunnissa ja kuntayhtymissä järjestetään sosiaalihuolto kunnan tai kuntayhtymän kielellä.

Potilaan ja asiakkaan oikeudesta käyttää suomen tai ruotsin kieltä, tulla kuulluksi ja saada toimituskirjansa suomen tai ruotsin kielellä sekä hänen oikeudestaan tulkkaukseen näitä kieliä viranomaisissa käytettäessä säädetään kielilain (423/2003) 10, 18 ja 20 §:ssä.

Kielilain 10 §:ssä on säädetty yksityishenkilön kielellisistä oikeudesta viranomaisissa. Pykälän 2 momentin mukaan yksikielisessä kunnallisessa viranomaisessa käytetään kunnan kieltä, jollei viranomainen pyynnöstä toisin päätä tai jollei muualla laissa toisin säädetä. Jokaisella on kuitenkin oikeus käyttää omaa kieltään ja tulla kuulluksi omalla kielellään viranomaisen aloitteesta vireille tulevassa asiassa, joka välittömästi kohdistuu hänen tai hänen huollettavansa perusoikeuksiin tai joka koskee viranomaisen hänelle asettamaa velvoitetta.

Hallituksen esityksen (HE 92/2002) perusteluissa 10.2 §:n osalta on todettu muun muassa seuraavaa. Erityislainsäädäntöön, esimerkiksi terveydenhuolto- ja sosiaalilainsäädäntöön, sisältyy säännöksiä oikeudesta omaan kieleen myös yksikielisen kunnan viranomaisessa, jonka kieli on toinen kuin asianosaisen. Jokaisen oikeus käyttää omaa kieltään ja tulla kuulluksi omalla kielellä turvataan yksikielisissä kunnallisissa viranomaisissa silloin, kun yksityishenkilöä koskeva asia tulee vireille viranomaisen aloitteesta ja asia välittömästi koskee yksityishenkilön tai hänen huollettavansa perusoikeuksia tai jos viranomainen asettaa hänelle velvoitteen.

Perusoikeuksilla tarkoitetaan niin sanottujen negatiivisten perusoikeuksien (perusoikeuksien suojan) lisäksi myös niin sanottuja positiivisia perusoikeuksia (oikeutta suoritteisiin, esimerkiksi toimeentulotukeen) silloin, kun näitä koskevat asiat tulevat vireille viranomaisen aloitteesta. Esimerkiksi jokaisen oikeus välttämättömään toimeentuloon ja huolenpitoon (perustuslain 19 §) on turvattava myös silloin, kun asianomainen ei itse sairauden, syrjäytyneisyyden tai muun syyn takia pysty panemaan asiaansa vireille. Asianomaisella on tällöin viranomaisen vireille panemassa, positiivisia perusoikeuksia koskevassa asiassaan myös yksikielisessä kunnallisessa viranomaisessa oikeus käyttää omaa kieltään.

Ilmaisulla ”välittömästi” pyritään selventämään, että perusoikeuksia kaventava viranomaisaloitteinen toimenpide kohdistuu tiettyyn yksilöityyn henkilöön, esimerkiksi huostaan tai hoitoon otettavaan henkilöön ja hänen henkilökohtaiseen vapauteensa (perustuslain 7 §). Säännös ulottuu myös yksityishenkilön huollettavaan, esimerkiksi hänen lapseensa. Henkilökohtaista vapautta ja koskemattomuutta rajoittava huostaanotto kohdistuu pääasiassa huollettaviin henkilöihin ja heidän perustuslain 7 §:ssä tarkoitettuun henkilökohtaiseen vapauteensa ja koskemattomuuteensa. Huoltajalle olisi tällöin turvattava mahdollisuus toimia huollettavansa puolesta samoin ehdoin kuin jos huollettava itse käyttäisi puhevaltaa asiassaan. Varsinkin lasten huostaanotossa perusoikeuksien kaventaminen kohdistuu myös välittömästi huoltajaan, sillä hänen lapsensa huostaanotto voi loukata myös hänen yksityiselämänsä suojaa (perustuslain 10 §). Säännös soveltuisi myös sellaisiin henkilökohtaista vapautta ja koskemattomuutta rajoittaviin huostaanottoihin, esimerkiksi päihdehuoltoonottoihin, joita asianosaisen huoltaja ei toimenpiteenä vastusta.

Yksityishenkilöllä on siten myös yksikielisessä kunnallisessa viranomaisessa momentissa tarkoitetuissa tapauksissa oikeus käyttää omaa kieltään ja tulla kuulluksi omalla kielellään. Ehdotuksen mukaiset kielelliset oikeudet eivät riipu siitä, osaako yksityishenkilö viranomaisen kieltä. Säännös muodostaa poikkeuksen 2 momentin ensimmäisen virkkeen pääsäännöstä, jonka mukaan yksikielisessä kunnallisessa viranomaisessa pääsääntöisesti käytetään kunnan kieltä. Yksikielisessä kunnallisessa viranomaisessa 2 momentin toisen virkkeen mukaan turvattavat oikeudet voitaisiin kuitenkin toteuttaa tulkin välityksellä. Jos päätös asiassa annettaisiin suullisena, se voitaisiin tulkata asianosaiselle 18 §:n mukaan. Oikeus saada päätös omalla kielellään toteutuisi näin ollen yleensä vasta asianosaisen pyynnöstä. Tulkin käytöstä johtuvat kustannukset maksettaisiin valtion varoista.

Potilaan ja sosiaalihuollon asiakkaan kielelliset oikeudet

Potilaan ja sosiaalihuollon asiakkaan kielellisistä oikeuksista säädetään terveydenhuolto- ja sosiaalilainsäädännössä.

Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992, potilaslaki) 3 §:n mukaan jokaisella Suomessa pysyvästi asuvalla henkilöllä on oikeus ilman syrjintää hänen terveydentilansa edellyttämään terveyden- ja sairaanhoitoon niiden voimavarojen rajoissa, jotka kulloinkin ovat terveydenhuollon käytettävissä. Potilaalla on oikeus laadultaan hyvään terveyden- ja sairaanhoitoon. Hänen hoitonsa on järjestettävä ja häntä on kohdeltava siten, ettei hänen ihmisarvoaan loukata sekä että hänen vakaumustaan ja hänen yksityisyyttään kunnioitetaan.

Potilaan äidinkieli, hänen yksilölliset tarpeensa ja kulttuurinsa on mahdollisuuksien mukaan otettava hänen hoidossaan ja kohtelussaan huomioon. Potilaan tiedonsaantioikeudesta säädetään lain 5 §:ssä. Pykälän 2 momentin mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön on annettava selvitys potilaan terveydentilasta siten, että potilas riittävästi ymmärtää se sisällön. Jos terveydenhuollon ammattihenkilö ei osaa potilaan käyttämää kieltä taikka potilas ei aisti- tai puhevian vuoksi voi tulla ymmärretyksi, on mahdollisuuksien mukaan huolehdittava tulkitsemisesta.

Sosiaalihuoltolain (1301/2014) 30 §:n mukaan asiakkaalla on oikeus saada sosiaalihuollon toteuttajalta laadultaan hyvää sosiaalihuoltoa ja hyvää kohtelua ilman syrjintää. Asiakasta on kohdeltava siten, että hänen vakaumustaan ja yksityisyyttään kunnioitetaan eikä hänen ihmisarvoaan loukata.

Asiakaslain (812/2000, laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista) 4.2 §:n mukaan sosiaalihuoltoa toteutettaessa on otettava huomioon asiakkaan toivomukset, mielipide, etu ja yksilölliset tarpeet sekä hänen äidinkielensä ja kulttuuritaustansa.

Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin

 Asianosaisen oikeudesta tiedonsaantiin on säädetty julkisuuslain (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, 621/1999) 11 §:ssä. Pykälän mukaan pääsääntö on, että hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Pykälän toisessa momentissa on lueteltu ne tilanteet (8 kohtaa), joissa tällaista oikeutta ei ole. Pykälän 2 momentin 1 kohdan mukaan asianosaisella ei ole oikeutta asiakirjaan, josta tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeää yksityistä etua.

Julkisuuslain 12 §:n mukaan jokaisella on oikeus saada tieto hänestä itsestään viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista 11 §:n 2 ja 3 momentissa säädetyin rajoituksin, jollei laissa toisin säädetä.

Asiakkaan ja potilaan oikeudesta tarkastaa häntä itseään koskevat asiakirjoissa olevat tiedot on voimassa, mitä henkilötietolain (523/1999) 26 – 28 §:ssä säädetään.

Vastaus THL: Kansallisia ohjelmistoja ei ainakaan olla tekemässä THL/Kela puolella. Kanta-palveluihin tallennettavien asiakirjojen allekirjoitusvaatimukset tarkentuvat myöhemmin.

Vastaus STM: Kyllä, sote-keskukset voivat ottaa vastaan sosiaalihuollon yhteydenottoja ja ilmoituksia.

Vastaus STM: Sote-keskuksessa syntyvien asiakasasiakirjojen osalta asiakastietolakiesityksen mukaan sosiaalihuollon asiakasasiakirjat, terveydenhuollon potilasasiakirjat sekä sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisten palvelujen suunnittelun tai antamisen yhteydessä laaditut asiakasasiakirjat muodostavat asiakastietolakiehdotuksen mukaan yhden asiakasrekisterin. Maakunta olisi puolestaan esitettävän järjestämislain mukaan rekisterinpitäjä sen järjestämisvastuulle kuuluvassa toiminnassa syntyneille sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasasiakirjoille (asiakas- ja potilasasiakirjoille). Sote-keskuksissa syntyvien asiakasasiakirjojen osalta noudatetaan asiakastietolain säännöksiä.

Vastaus STM: Muutetaan, asiakasasiakirjalaista tullaan viittaamaan tulevaan asiakastietolakiin, jossa on säädetty yhdestä asiakasrekisteristä.

Vastaus THL: Määräykseen käyttöoikeuksien perusteista vaikuttaa asiakastietolaki. THL odottaa lakiesityksen tuloa.  Toiveenamme on saada määräys ulos kesäkuussa.

Vastaus STM: Suositellaan, että sosiaalihuollon rekistereitä yhdisteltäisiin ennen asiakastietolain voimaan astumista. Asiakasasiakirjalaissa on säädetty, että viimeistään silloin pitää noudattaa asiakasasiakirjalain (L sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015) mukaista tietojen tallettamista sosiaalihuollon henkilörekistereihin (asiakasasiakirjalaki 22 §), kun organisaatio liittyy valtakunnalliseen kanta-arkistoon.

Vastaus THL: Terveydenhuollon potilasrekisteriin ei tallenneta sosiaalihuollon rekisteriin kuuluvia asiakas-/potilastietoja. Terveydenhuollossa kirjattavat sosiaalihuollon asiakastiedot on erotettava tietojärjestelmän sisällä.

Ohje sosiaalihuollon toimintayksiköille

Ketkä liittyvät Kanta-palveluihin

Vastaus THL: Kansa-koulu ei tähän pureudu. Kansa-hankkeessa allekirjoitusasiat ovat juuri määrittelyssä ja asiakirjojen allekirjoitusvaatimuksia tarkennetaan asiakastiedon arkiston II-vaiheessa. Se määritellään myös, millä välineillä ja keinoilla allekirjoituksia voi tai pitää jatkossa tehdä asiakirjoihin. Tämä kuitenkin siis vastamäärittelypöydällä.

Vastaus THL: ”Kyllä”, jos/kun kysyjä ”sote-toimijan” tulkitsee ”maakunnaksi”.

Järjestämislakiluonnoksessa ehdotetaan, että maakunta on asiakas- ja potilastietojen rekisterinpitäjä. Sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottajan on järjestämislain mukaisessa palvelujen tuottamisessa tallennettava asiakas- ja potilastiedot maakunnan asiakas- ja potilasrekisteriin.

Kts. alueuudistus.fi : http://alueuudistus.fi/lakiesitys-3-2017

58§ Asiakas- ja potilastietojen rekisterinpito

Vastaus STM: Yksityinen palveluntuottaja voi käyttää jatkossakin omaa tietojärjestelmäänsä. Jos haluaa olla valinnanvapauden mukaisena palveluntuottajana, on sen edellytys liittyminen Kanta-palveluihin. Asiakas- ja potilastietojen talletus maakunnan rekisteriin hoidetaan Kanta-palveluiden avulla. Kun liitytään Kantaan valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin, on noudatettava myös asiakastietolaissa (L sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007) olevia mm. auditointiin ja sertifiointiin liittyviä vaatimuksia.

On hyvä huomata, että järjestämislain mukainen rekisterinpitäjä on maakunta eikä esimerkiksi maakunnan liikelaitos tai muu yhtiöitetty palveluntuottaja.

Vastaus THL: Omaa suunnitelmarakennetta toimeentulotuen perusosan alentamistilanteisiin ei ole ollut aikomusta mallintaa. Ajatus on ollut, että toimeentulotukeen liittyvän suunnitelman pohjana käytetään työikäisten palvelujen asiakassuunnitelmaa, jos tuen saaja on työikäinen.  

VASTAUS THL: Jos asiakirjarakenteiden tulkintaa varten tarvitsee apua, niin lukuohje löytyy täältä: https://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollon-tiedonhallinta/asiakastietojen-maarittelyt/asiakirjarakenteet.

Tietokomponenttitaulukko löytyy täältä: https://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollon-tiedonhallinta/asiakastietojen-maarittelyt/tietokomponentit. Sieltä löytyy asiakirjoissa käytettävien tietokomponenttien kenttien esitysmuodot, jotka eivät varsinaisessa asiakirjarakenteessa näy.

VASTAUS THL: Toteuttamissuunnitelma on tarkoitettu sosiaalipalvelukohtaiseksi suunnitelmaksi, joka tarkentaa yleisempää palvelusuunnitelmaa. Siinä suunnitellaan palvelun toteuttaminen tarkemmalla tasolla ja sen rakenne on sen verran yleinen, että se on ajateltu sopivan kaikkien eri sosiaalipalvelujen ja niiden tarjoajien käyttöön. Ei siis ole tehty rajauksia millaiset palveluntuottajat sitä käyttävät.

VASTAUS THL: Toimintakyvyn kuvaukseen tarkoitetut kentät löytyvät palvelusuunnitelmasta.

VASTAUS THL: Toteuttamissuunnitelmassa viitataan kehitysvammaisten erityishuollossa olevaan henkilöön vain niissä kohtaa, joissa se on tarkoituksenmukaista, eli sellaisissa kentissä, jotka on lisätty suunnitelmaan kehitysvammaisten erityishuollosta annetun lain perusteella. Huomautus ”kenttää käytetään silloin, jos kyseessä on kehitysvammaisten erityishuollossa oleva henkilö” on lisätty näihin kenttiin siksi, että asiakirjan laatijoille käy selväksi, että muiden asiakkaiden kohdalla ei kenttiä tarvita. Muuten toteuttamissuunnitelma noudattaa samaa rakennetta kuin missä tahansa muussa palvelutehtävässä/palvelussa.

VASTAUS THL: Kanta-palveluihin tullaan tallentamaan kaikki asiakasta koskeva tieto, myös asiakaskertomukset.

VASTAUS THL: Kyllä voidaan ja kyllä olisi tavoite. Vaikka asiakirjarakenteet ovat statuksella LUONNOS, on niiden sisällöt jo katselmoitu ja tarkennustarpeita tulee lähinnä lainsäädännön myötä, tai jos kentältä saatu palaute niin edellyttää.

VASTAUS THL: Määräystä ei anneta vuonna 2017. Määräyksen valmistelu aloitetaan sitten kun asiakastietolaista tiedetään, milloin liittymisvelvoite sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tulee. Parhaillaan selvitellään erilaisia vaihtoehtoja, miten rakenteet voitaisiin ottaa käyttöön vaiheittain.

VASTAUS Kansa-koulu: Jos sosiaalityöntekijät kirjaavat potilaskertomukseen ja noudattavat potilasasiakirjalakia, niin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki ei kosketa heitä. On kuitenkin syytä huomioida sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen kirjaaminen sosiaalihuollon toimintayksikön sisäisessä yhteistyössä (Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain 7 §).

VASTAUS THL: Arkistonhoitajan käyttöliittymää käyttää henkilö, jolle organisaatio on määritellyt kyseisen tehtävänkuvan Arkistolaki 9 §: Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Mitä 1 momentissa säädetään kunnasta, koskee myös kuntayhtymää tai muuta vastaavaa yhteistyömuotoa.

VASTAUS Kansa-koulu: Lisätietoja Arkistolaitos: Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi

VASTAUS Kansa-koulu-hanke: Asiakasasiakirjalain 4 §:n mukaan kirjaamisvelvoite alkaa palvelunantajan saadessa tiedon henkilön palveluntarpeesta. Lähtökohtaisesti tiedot kirjataan oikeaan asiakasasiakirjaan, hakemukset hakemuksiksi ja muut yhteydenotot muihin asiakasasiakirjoihin. Vammaispalveluihin mallinnetut asiakasasiakirjarakenteet löytyvät THL:n sosiaalihuollon tiedonhallinnan sivuilta ja niiden joukossa on mm. vammaispalveluhakemus, ilmoitus vammaispalvelujen tarpeesta, vammaispalvelujen tarpeen ensiarvio ja vammaispalvelujen asiakaskertomus.

VASTAUS STM: Suostumuksen perusteista säädetään henkilötietolaissa. Henkilötietolaissa ei nimenomaisesti säädetä siitä, tuleeko suostumuksen olla kirjallinen vai ei. Henkilötietolakia koskevan hallituksen esityksen (HE 96/1998) perustelujen mukaan suostumuksen pyytäjän tulee näyttää toteen suostumuksen olemassaolo. Käytännössä tämä yleensä merkitsee, että suostumus on aina hyvä pyytää kirjallisena, jos voidaan olettaa, että suostumus on tarpeen näyttää myöhemmin toteen. Asiakkaalle on kuitenkin aina annettava suostumuksen antamisen kannalta olennainen informaatio.

VASTAUS STM: Voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti asiakasasiakirjojen säilytys kuluu kyseisen palvelun rekisterinpitäjälle. Jos asiakasasiakirjoja pyydetään toisesta rekisteristä ja toiselta rekisterinpitäjältä, täytyy tietojen luovutukseen olla lain peruste tai asiakkaan suostumus. Kun asiakastietoja siirtyy rekisteristä toiseen, puhutaan siis asiakasta koskevien tietojen luovutuksesta.

VASTAUS Kansa-koulu: Jos sosiaalityöntekijät kirjaavat potilaskertomukseen ja noudattavat potilasasiakirjalakia, niin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki ei kosketa heitä. On kuitenkin syytä huomioida sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen kirjaaminen sosiaalihuollon toimintayksikön sisäisessä yhteistyössä (Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain 7 §).

VASTAUS THL: Omaishoidon tuki on integroitu osaksi hoitoa ja huolenpitoa tarvitsevan henkilön saamien sosiaalipalvelujen kokonaisuutta. Tarkoituksena on, että kun samaan palvelutehtävään sisältyy mahdollisimman paljon asiakkaalle annettavia peruspalveluja, niiden kokonaisuutta voi asiakkaan näkökulmasta koordinoida tehokkaammin ja omaishoidon tukea käsiteltäessä tarvittava asiakasta koskeva tieto on aiempaa helpommin saatavissa. Jos yksi työntekijä huolehtii omaishoidon tuesta useissa eri palvelutehtävissä, hän voi hakea ja käsitellä eri palvelutehtäviin kuuluvia omaishoidon tuen asiakirjoja, jolloin niistä muodostuu kyseisen palvelun näkökulmasta ehyt kokonaisuus.

VASTAUS Kansa-koulu: Sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnalla tapahtuvassa työssä kirjaamisessa sovellettavat säädökset määrittyvät rekisterin mukaan. Mikäli kirjataan sosiaalihuollon rekisteriin, tulee kirjaukset tehdä määrämuotoisesti soveltaen asiakasasiakirjalakia. Mikäli työntekijät kirjaavat sekä sosiaali- että terveydenhuollon rekisteriin, tulee heidän hallita sekä terveydenhuollon rakenteinen kirjaaminen että sosiaalihuollon määrämuotoinen kirjaaminen. Tämä tulee huomioida henkilöstön kouluttamisessa. Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmentajien valmennuksen toisessa vaiheessa painotetaan erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnalla tapahtuvaan kirjaamiseen liittyviä kysymyksiä.

VASTAUS STM: Kun sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistyössä laaditaan yhteisestä asiakkaasta yhteisiä asiakirjoja, talletetaan nämä yhteiset asiakirjat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin. Yhteistyöhön osallistuvalla henkilöllä on oltava pääsy tehtävissään tarvitsemiinsa yhteisiin asiakirjoihin. Yhteisestä suunnitelmasta voidaan tallettaa kopio potilasrekisteriin. Potilastiedot talletetaan potilasrekisteriin siten kuin erikseen säädetään.

VASTAUS THL (18.3.2016 Kuopio): Opiskeluhuollon kuraattorityöhön on määritelty asiakirjarakenteet mutta niiden käsittelystä ja tallentamisesta (mihin rekisteriin) on käyty tiivistä keskustelua STM:n, THL:N, OKM:n ja tietosuojavaltuutetun toimiston kanssa ja lopullista linjausta asiasta ei ole. Lainsäädännössä on tunnistettu tiettyä ristiriitaisuutta, jota nyt selvitetään.

VASTAUS THL: Palvelutehtävä ja palvelutapahtuma eivät liity tai rinnastu mitenkään toisiinsa. Nämä eivät ole lainkaan analogisia toisiinsa nähden asiakirjojen käsittelyssä. Sosiaalihuollossa palvelutapahtumaa hieman sivuava käsite on ”Asia”. Asia-asiakirjan määrittelyt ja käsittely on kuvattu I-vaiheen määrittelyissä.

VASTAUS THL 1: I-vaiheen määrittelyt olivat juuri kommenteilla ja tavoitteena on saada julkaistua määrittelyt huhtikuussa. Määrittelyt sisältävät myös tekniset määrittelyt, eli ne on jo olemassa (vaikka pieniä tarkennuksia tehdäänkin vielä kuukauden ajan). I-vaihe mahdollistaa myös XHTML-muotoisen arkistoinnin, joka on useimmiten helpommin toteutettavissa kuin pdf-muoto. THL:lle tulleiden yhteydenottojen perusteella voidaan sanoa että useimmat sosiaalihuollon järjestelmätoimittajat ovat halukkaita liittymään jo I-vaiheessa mutta toki he tarvitsevat liittyvän organisaation ja työtilauksen. Organisaatiot voivat hakea 27.4. mennessä valtionapua I-vaiheen liittymiseen.

VASTAUS THL 2: Kansa-hankkeen valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut on vaiheistettu I-IV vaiheisiin. I-vaiheessa liittyminen on organisaatioille vapaaehtoista.  I-vaiheen toiminnallisuudet toteutetaan siis ensimmäisenä siten, että valtakunnallisen asiakastiedon arkiston tuotantokäyttö aloitetaan vuoden 2018 alussa. Sitä edeltää I-vaiheen pilotointi, joka alkaa vuonna 2016 ja jossa pilotoidaan helmi-maaliskuussa 2016 lausuntokierroksella olleita ja huhtikuussa 2016 julkaistavia I-vaiheen määrittelyjä. Näitä määrittelyjä tarkennetaan vielä maaliskuun aikana ja tosiaan tarkoituksena saada ne julkaistua huhtikuun aikana THL:n sivuilla ja siten ne ovat tietojärjestelmätoimittajilla käytettävissä toteutustyöhön jo hyvissä ajoin. Määrittelyt ovat Sosiaalihuollon ratkaisuarkkitehtuuri ja sen 9 liitettä, jotka sisältävät tekniset määrittelyt.

VASTAUS THL: I-vaihe on vapaaehtoinen, ja liittyminen voi tapahtua myös myöhemmin kuin vuonna 2018. I-vaiheen avulla organisaatiot voivat arkistoida asiakirjansa vanhasta organisaatiosta (ja järjestelmästä) uuden rekisterinpitäjän /organisaation käyttöön ”etukäteen”, jolloin uusi organisaatio voi halutessaan aloittaa ”puhtaalta pöydältä” esim. uudella tietojärjestelmällä. Tämä tuki halutaan mahdollistaa mutta ei pakottaa tällaiseen toiminnallisuuteen, jos sitä ei haluta.

VASTAUS THL: Asiakastietolaissa tullaan säätämään asiakas- ja potilastietojen käytöstä (yhdessä vai erikseen, ja suostumuksella vai ilman). Asia on siis keskeneräinen toistaiseksi.

VASTAUS THL: Opiskeluhuollon kuraattorityöhön on määritelty asiakirjarakenteet mutta niiden käsittelystä ja tallentamisesta (mihin rekisteriin) on käyty tiivistä keskustelua STM:n, THL:N, OKM:n ja tietosuojavaltuutetun toimiston kanssa ja lopullista linjausta asiasta ei ole. Lainsäädännössä on tunnistettu tiettyä ristiriitaisuutta, jota nyt selvitetään.

VASTAUS THL: Tämä on jo nyt huomioitu aikataulussa siten, että pakollista liittymisaikataulua ei ole säädetty. Vasta II-vaihe on pakollinen ja kun asiakastietolaki valmistuu, on tieto myös siitä milloin uudet alueet aloittaisivat toimintansa.

VASTAUS THL: THL tulee antamaan määräyksen käyttöoikeuksien perusteista, joita tulee soveltaa asiakastietoihin. Niiden käytännön toteutus tehdään kussakin organisaatiossa asiakastietojärjestelmään, ja niitä sovelletaan kunkin henkilön työtehtävän mukaan.

VASTAUS THL: Todennäköisesti sote-henkilöstökortilla, mutta henkilöiden kortittamista ohjataan tarkemmin sitten, kun korttien hakeminen on mahdollista. Sosiaalihuollossa työskentelevien kortitusta koskeva ohjeistus tulee syksyllä 2016.

VASTAUS THL: Nykytilanteessa henkilöstökorttia. Sitten kun ollaan tavoitetilassa, henkilöllä on sosiaali- ja terveydenhuollon ammatti- tai henkilöstökortti, jolle voidaan ladata kaikki tarvittavat varmenteet. Eli yhdellä kortilla vaikka toimisi kahdessa roolissa (so ja te työntekijänä).

VASTAUS Kansa-koulu: Kyllä voivat ja on tarkoituksen mukaista, että AMK:sta olisi muutama opettaja mukana kirjaamisvalmentajien valmennuksessa.

VASTAUS THL: THL tulee antamaan määräyksen käyttöoikeuksien perusteista, joita tulee soveltaa asiakastietoihin. Niiden käytännön toteutus tehdään kussakin organisaatiossa asiakastietojärjestelmään, ja niitä sovelletaan kunkin henkilön työtehtävän mukaan.

VASTAUS THL: Tietojen saantia ja luovutusta koskevat säännökset ovat jos asiakaslaissa (eli mitä tietoja ja millä perusteilla sosiaalipalveluissa voidaan saada myös ilman suostumusta). Asiakastietolakiin tullaan tarkentamaan, miten ja ketkä voivat luovuttaa sähköisiä tietoja Kanta-palveluiden kautta. Tavoite- ja tahtotila on, että kun henkilöllä on laissa säädetty oikeus saada esim. potilastietoja, ne voitaisiin luovuttaa suoraan Kanta-palveluista (eli sosiaalipalveluissa työskentelevä voisi päästä potilastiedon arkistosta hakemaan työssään tarvitsemansa tiedot).

VASTAUS Kansa-koulu: Nämä tullaan käsittelemään kirjaamisvalmentajien valmennuksessa.

VASTAUS Kansa-koulu: Kirjaamisvalmennuksessa pystytään paneutumaan tarkemmin erilaisiin kirjaamisen tarpeisiin.

VASTAUS THL: Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvästä säilyttämisestä on arkistolaitoksen päätös: http://www.arkisto.fi/fi/sosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja-tietojen-pysyvae-saeilytys-2014. Asiakirjan säilytysaika määräytyy sen perusteella, mistä palvelutehtävästä on kyse (säilytysajat löytyvät asiakasasiakirjalain liitteestä).

VASTAUS THL: Jos Pegasosta käytetään sosiaalihuollon palvelujen kirjaamiseen, ja hoito- ja palvelusuunnitelmaa käytetään sosiaalipalveluissa, tulee asiakirjan käsittelyssä, säilyttämisessä ja laatimisessa noudattaa asiakasasiakirjalain vaatimuksia.

VASTAUS THL: Keskustelu Arkistolaitoksen kanssa on kesken. Tavoitteena on yhtenäinen luokitus. Asiaan vaikuttaa kuitenkin menossa olevan laajempi kuntien ja valtion tehtäväluokitustyö, jota tehdään VM –vetoisesti. Tämä asia siis ratkeaa vasta myöhemmin.

VASTAUS THL: Ns. vanhoissa tiedoissa (asiakirjat jotka syntyneet ennen liittymistä) tulee olemaan useampi tehtäväluokitus, joista voidaan valita organisaatiolle sopivin. Vaihtoehdot: 1) Uusi palvelutehtäväluokitus (7 luokkaa), 2) Vanha palvelutehtäväluokitus (22 luokkaa) tai 3) Vuodelta 1989 olevan Valtionarkiston päätöksessä mainitun tehtäväluokituksen mukaisesti. Lisää asiakirjojen metatiedoista löytyy I-vaiheen määrittelyistä, liitteestä Metatiedot. Liittymishetken jälkeen syntyvien asiakirjojen tehtäväluokituksena käytetään kulloinkin voimassa olevaa luokitusta, eli käytännössä uutta 7 luokkaista palvelutehtävä –luokitusta.

VASTAUS THL: Sosiaalihuollon tehtävän hoitamiseksi vastaanotetut asiakirjat ovat sosiaalihuollon asiakastietoja, ja niitä säilytetään samoilla perusteilla kuin sosiaalihuollon asiakastietoja. Jäljennökset voi siirtää sähköiseen muotoon, jolloin sähköisestä voi tulla alkuperäinen kappale. Kaikki ne tiedot, joita on käytetty asiakkaan asiaa hoitaessa, tulee olla saatavilla joko paperisesti tai sähköisesti.

VASTAUS STM: Kun tiedot on siirretty sähköiseen järjestelmään SÄHKE2 vaatimusten mukaisesti ja ne ovat siellä pysyvästi ja löydettävissä, ei ole enää tarpeen arkistoida tietoja  manuaalisena ja kahdessa paikassa. Kaikki ne tiedot, joita on käytetty asiakkaan asiaa hoitaessa, tulee olla saatavilla joko paperisesti tai sähköisesti.

VASTAUS STM: Suomen kuntaliitto ylläpitää ja tarkistaa säilytysaikasuositukset aina silloin, kun kunnallisten viranomaisten arkistonmuodostuksessa tapahtuu muutoksia tai muutoin viiden vuoden välein. Säilytysaikasuositusten päivittäminen tapahtuu myös silloin, kun arkistolaitoksen määräyksiin pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osalta tulee muutoksia. Arkistolaitos ratkaisee, ovatko asiakirjakokonaisuudet tai osa niistä pysyvästi säilytettäviä.

VASTAUS THL: Myös ko. palvelutehtävää koskevat tositteet säilytetään sen ajan kuin asiakasasiakirjalaissa on säädetty, eli toimeentulotuessa 12 v. ja iäkkäiden osalta 30 v.

VASTAUS THL: Asiasta ei ole vielä selkeää linjausta. Määrittelyissä on huomioitu, että ne voitaisiin tallettaa ja sitten hävittää kun niiden säilytysaika päättyy.

VASTAUS THL: Pakollisesti arkistoon tallennettavat asiakasasiakirjat tullaan säätämään laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä. On melko todennäköistä, että ennen liittymistä syntyneitä asiakastietoja ei ole pakko tallettaa taannehtivasti. Tämä kuitenkin varmistuu vasta lakityön edetessä. Arkistoon ei kuitenkaan tulla asettamaan takarajaa sille, miten vanhoja asiakastietoja voi tallentaa. Eli myös ennen vuotta 2000 syntyneitäkin voisi tallentaa sähköisesti.

VASTAUS THL: Kyllä. Mikäli asiakirjassa (esim. lapsen suunnitelmassa) on jotain sellaista henkilöä koskevia tietoja, jotka eivät kuulu kaikille asianosaisille (esim. toisen huoltajan uusi puoliso), voidaan asiakkaalle annettavasta versiosta piilottaa osa tiedoista. Tietojen antamatta jättäminen on voitava perustella. Mikäli asiakirjassa on jotain tällaisia joltain asianosaiselta salattavia tietoja, sitä ei palauteta Omakannassa.

VASTAUS THL: Luovutuksista ja saamisesta tulee tietää, mitä tietoja on luovutuettu. Jos luovutettu kokonaisuus on asiakirja, riittää että viittaa asiakirjaan. Jos luovutus on yksittiäsiä tietoja, tulee käydä illmi tasolla ”velkoja ja varallisuutta koskevat tiedot” tai muu kuvaileva tapa.

VASTAUS THL: Henkilölle kirjataan ensin asiakkuus palvelujärjestäjälle silloin, kun on saatu tietää henkiön palveluntarpeesta. Kun asiaa selvitetään ja tiedetään, että henkilöllä on sosiaalihuollon tarve, hänelle tehdään asiakkuus palvelutehtävään tai tehtäviin. Eli kyllä, asiakkuuden alkaminen ja päättyminen kirjataan palvelutehtävittäin. Asiasta lisää I-vaiheen määrittelyissä dokumentissa Sosiaalihuollon ratkaisuarkkitehtuuri.

VASTAUS THL: Sosiaalipäivystys on nyt uuden lain voimaan tultua lisätty yhtenä sosiaalipalveluna sosiaalipalvelujen luokitukseen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kun sosiaalityöntekijä on sosiaalipäivystäjänä ja laatii siinä asiakasasiakirjoja, nämä merkitään sosiaalipäivystyksen asiakirjoiksi. Ne voidaan liittää siihen palvelutehtävään, johon päivystysluontoinen asia lähimmin liittyy. Jos on kyse lastensuojelullisesta asiasta, palvelutehtävä on lastensuojelu ja sosiaalipalvelu sosiaalipäivystys. Päihdehuoltoon liittyvät asiat merkitään päihdehuollon palvelutehtävään jne.

VASTAUS Kansa-koulu: Sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnalla tapahtuvassa työssä kirjaamisessa sovellettavat säädökset määrittyvät rekisterin mukaan. Mikäli kirjataan sosiaalihuollon rekisteriin, tulee kirjaukset tehdä määrämuotoisesti soveltaen asiakasasiakirjalakia. Mikäli työntekijät kirjaavat sekä sosiaali- että terveydenhuollon rekisteriin, tulee heidän hallita sekä terveydenhuollon rakenteinen kirjaaminen että sosiaalihuollon määrämuotoinen kirjaaminen. Tämä tulee huomioida henkilöstön kouluttamisessa. Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmentajien valmennuksen toisessa vaiheessa painotetaan erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnalla tapahtuvaan kirjaamiseen liittyviä kysymyksiä.